La méthode « tomate » pour gagner en productivité…

Bonjour,

Je souhaite vous faire partager un lien très intéressant sur une méthode simple, mais très efficace, pour gagner en temps et en efficacité. C’est ce qu’on appelle la productivité.

Attention, il s’agit là de productivité administrative, commerciale et technique, ce n’est malheureusement pas transposable sur le chantier… quoi que..

http://www.gautier-girard.com/dossiers-entrepreneurs-et-managers/gestion-du-temps/gestion-du-temps%C2%A0-le-systeme-pomodoro-ou-comment-ameliorer-votre-productivite-en-cultivant-des-tomates/

Je vous en souhaite une bonne lecture, et n’hésitez pas à réagir sur ce blog, le dialogue vous est ouvert !

Cordialement.

Thierry LECOCQ

ProGBat – la gestion des achats.

Les factures fournisseur.

Le module des factures fournisseur est disponible depuis le 08/04/2013, dans le menu Affaires.

Vous pouvez désormais boucler la chaîne des achats :

  • Passez une commande à votre fournisseur,
  • générez automatiquement le bon de livraison dès la marchandise reçue,
  • et saisissez la facture fournisseur, en intégrant simplement les bons de livraison ;

1 seule saisie, 3 documents !

Pourquoi saisir les bons de livraisons de mes fournisseurs ?

  1. La première raison est très simple : s’assurer que les commandes passées ont bien été livrées.
    En saisissant le bon de livraison du fournisseur (généré automatiquement à partir de la commande), ProGBat considère la commande comme « livrée », ou « livrée partiellement » si la livraison est incomplète.
    Un simple coup d’œil à l’écran vous informera des commandes en attente, et vous évitera ce que nous avons tous entendu un jour de la part de nos fournisseurs à une semaine de la fin du chantier :
    « Ta commande ??? mais tu ne m’as pas envoyé de commande…. »
  2. La saisie du bon de livraison permet une deuxième action : ProGBat va pouvoir calculer le montant de vos achats, chantier par chantier.
    Rappelez-vous, c’est un des composants du « déboursé sec » ;
    Déboursé sec = Montant des achats de marchandise + coût de la main d’oeuvre.
    Montant facturé – Déboursé sec = Rentabilité (ou perte) sur ce chantier
    .
    Mais ce premier calcul reste « théorique », car vous avez pu commander un article dont vous ne connaissiez pas le prix, ou votre base de prix n’est peut-être pas tout à fait à jour.
    D’autre part, les bons de livraison sont le plus souvent non chiffrés (sans prix), ou encore avec des prix qui ne tiennent pas compte de vos remises ou tarifs spéciaux.
    ProGBat effectura ses calculs avec « ce qu’il a » comme informations.

Ceci nous amène à la saisie de la facture fournisseur, car c’est le seul document qui atteste de la réalité de vos achats.

  1. Dès qu’un bon de livraison est saisi en facture (je vous rappelle qu’il suffit de l’appeler dans la facture avec son numéro, il n’y a rien à saisir), c’est le montant des achats facturés qui sera utilisé pour le calcul de la rentabilité.
    Votre seule saisie consistera à compléter ou modifier un tarif s’il ne correspond pas.
  2. Bien sur, vous pourriez ne pas être d’accord avec le montant facturé, mais tant que votre fournisseur n’aura pas régularisé sa facture par un avoir, c’est bien le montant inscrit sur la facture que vous devrez payer, et qui détermine la rentabilité de votre chantier à ce jour.
  3. Très bientôt, une petite option supplémentaire apparaîtra dans les factures fournisseur, sous la forme d’une petite case à cocher si vous n’êtes pas d’accord avec un ou plusieurs tarifs.
    ProGBat pourra alors éditer automatiquement un courrier à votre fournisseur pour réclamer l’avoir correspondant.

Savoir prendre un peu de temps pour en gagner beaucoup

Si il n’y avait qu’une seule chose à retenir avant d’utiliser un logiciel de gestion comme ProGBat, c’est bien celle là !

Prenons un exemple :

Je dois passer une commande à mon fournisseur, pour livraison directe sur le chantier, et je n’ai pas pris le temps de renseigner ma base de données :

  • Le logiciel vous demande le nom du fournisseur.
    Comme vous n’avez pas créé de fournisseur, vous utilisez « Fournisseur divers ». Puis vous tapez son nom, vous laissez tomber l’adresse…
    Il faudra éventuellement rechercher dans vos papiers son numéro de fax ou son adresse mail pour lui envoyer votre commande.
  • Le logiciel vous demande le nom du chantier.
    Vous n’avez pas créé ce chantier, alors vous ne mettez rien… Mais il faudra là aussi chercher l’adresse du chantier dans vos papiers, pour dire à votre fournisseur où il doit livrer votre commande.
  • Vous saisissez maintenant les lignes de votre commande.
    Votre bibliothèque d’articles est vide, alors vous écrivez pour chaque article sa dénomination, » – Sac de plâtre PLAFER GOLD -« , vous recherchez le conditionnement dans la documentation,  » – Le plâtre, c’est des sacs de 40 kg, pas la peine de chercher… – Oui, mais le PLAFER GOLD, c’est 33 kg, c’est du plâtre allégé pour la projection  – « , et enfin, vous saisissez un prix, à condition que vous connaissiez par cœur le prix de chaque article chez chacun de vos fournisseurs.
    Vous connaissez le prix au m² de la plaque de plâtre BA18 en 90 de large ?  Quand vous aurez retrouvé dans la documentation combien il y a de plaques sur une palette, vous prendrez votre calculette pour inscrire le bon prix de la palette que vous êtes en train de commander, à moins que vous ne préfériez calculer combien de m² il y a sur cette palette…
    Alors dans le doute, vous ne mettez pas de prix.

Vous l’aurez compris, en plus d’être longue à saisir, cette commande est particulièrement imprécise, avec d’importants risques d’erreur sur les produits, les quantités et les prix.

Et si vous devez saisir une deuxième commande, pour le même fournisseur, et le même chantier, il va falloir tout recommencer…

Jusqu’au jour ou vous allez recevoir la facture fin du mois de votre fournisseur, qu’il faudra contrôler pour être sur de ne payer que ce que vous devez…. Bon courage !

Reprenons maintenant notre exemple, avec une base de données renseignée tranquillement au fil du temps et des informations :

  •  Je saisis une fiche pour mon fournisseur, en prenant soin de bien renseigner toutes ses adresses et coordonnées, pourquoi pas le nom et le portable du commercial et du chef d’agence. Cette saisie, je ne la fais qu’une fois pour toute !
  • Le chantier, je l’ai déjà créé, le jour ou j’ai du faire le devis. J’y avais déjà mis l’adresse, et tous les renseignements qui me  semblaient utiles.
  • Du plâtre, j’en achète toutes les semaines, alors j’ai créé une fiche article, avec le nom du produit, son conditionnement, le nombre de sacs par palette pour les grosses commandes, et le prix que me fait chacun de mes fournisseurs pour ce produit.
  • Maintenant, je saisi ma commande, juste en sélectionnant le fournisseur, le chantier, et les articles à commander. Il n’y a plus rien à saisir, juste les quantités.
  • Il est vrai que pour ma première commande, je n’ai ni vraiment gagné, ni vraiment perdu de temps. Mais dès la deuxième, la troisième, la centième commande, ce sont des heures qui sont gagnées, à la saisie, mais aussi au contrôle de vos achats, et au final, au suivi de vos chantiers et de votre rentabilité.

Pour conclure.

En créant ce logiciel, je me suis mis en situation réelle du chef d’entreprise ou du conducteur de travaux que j’ai été pendant plusieurs années, et je suis sur, que comme moi, vos journées ont été mille fois entrecoupées par :

  • Chercher le nom ou le téléphone de l’Archi ou de l’OPC d’un chantier,
  • trouver l’adresse du chantier au dernier moment parce que le camion part de chez le fournisseur, et qu’il ne sait toujours pas où aller,
  • fouiller les dossiers (à condition d’être au bureau), pour trouver quelle dalle de faux-plafond on a bien pu mettre il y a un an sur ce chantier, et qu’il y en a 5 à remplacer dans le cadre de la Garantie de Parfait Achèvement avant demain matin,
  • valider une facture fournisseur en disant « de toute façon, je ne sais plus quel prix on avait négocié, mais je pense que c’était ça »,
  • réinventer la roue à chaque devis, en espérant qu’on ne s’est pas « planté » sur le prix….
  • etc, etc…

Si, pour tout ce temps passé, vous pensez que vous n’avez pas perdu plus de 24€90 dans le mois, vous n’avez pas besoin de ProGBat !

Vous n’êtes pas encore client, et souhaitez nous tester ? rendez vous sur notre site http://www.batiment-gestion.com, et profitez d‘un mois gratuit, 100% opérationnel, et sans engagement.

Cordialement.

Thierry LECOCQ

 

Poisson d’Avril !

ProGBat encore gratuit pendant 10 ans !!!

Malheureusement, il faut bien ranger cette annonce dans la catégorie « poisson d’Avril », car les meilleurs choses ont une fin : La période de test est terminée !

Concrètement, cela signifie que pour vous, beta-testeurs depuis plusieurs semaines, la période de gratuité pour « tests » s’est terminée hier soir.

  • Merci d’avoir été si nombreux,
  • merci pour vos retours de bugs,
  • merci pour vos suggestions,
  • merci pour votre patience lors des quelques coupures de service.

La bonne nouvelle, c’est qu’à partir de aujourd’hui, 1er Avril (et là ce n’est pas un poisson) vous entrez dans la phase « d’essai gratuit pendant 1 mois« , comme pour toute nouvelle inscription.
Toujours rien à payer jusqu’au 30 Avril !

 

ProGBat totalement opérationnel ?

Pas tout à fait…

Quelques fonctions et modules manquent à l’appel :

  • Les factures fournisseur – Pour le 08 Avril 2013.
  • Les éditions écran et papier de rentabilité par chantier – Il nous manquait les factures fournisseur pour finaliser ce module, pour le 15 Avril 2013.
  • Le module financier : gestion des encaissements et des réglements, gestion des échéanciers, des relances clients, pour la fin du mois d’Avril.

Dès aujourd’hui vous pouvez :

  • gérer tous vos fichiers clients, fournisseurs et autres tiers, personnel,
  • gérer votre bibliothèque de prix et d’ouvrages, les tarifs fournisseur, les tarifs chantier,
  • réaliser vos bons de commande et saisir les bons de livraison fournisseurs,
  • réaliser devis, situations de travaux, et factures, en saisie libre ou grâce à votre bibliothèque de prix,
  • saisir et consulter les heures de votre personnel, en les affectant à chaque chantier,
  • saisir et visualiser graphiquement votre planning chantier sur 1 an,
  • et bien d’autres fonctions à découvrir dans chaque module….

 

D’autres évolutions ?

Le logiciel ProGBat a pour vocation d’évoluer, de s’améliorer et de se perfectionner tous les jours, en restant à votre écoute !
La force de notre équipe d’analystes, développeurs et ingénieurs, couplée à l’utilisation de ProGBat sur internet, est de pouvoir apporter des réponses rapides, efficaces et immédiatement opérationnelles à l’ensemble de nos utilisateurs, sans téléchargement, mises à jour, manipulations, et bien sur, sans frais !

Alors oui, ProGBat va continuer à évoluer, en conservant sa philosophie :

  • simplicité,
  • efficacité,
  • au plus près de notre métier : le Bâtiment.

 

Comment s’abonner à ProGBat ?

7 jours avant échéance, un mail et un message interne vous seront envoyés, pour vous informer que votre paiement est attendu dans les 7 jours.
Un lien vous dirigera vers votre espace client, sur lequel vous choisirez la durée d’abonnement (1 mois,  6 mois, 1 an) et le nombre d’utilisateurs que vous souhaitez pouvoir connecter simultanément.
Après validation, vous serez dirigé sur le site de paiement en ligne PAYPAL, pour un règlement par carte bancaire.

Vous pourrez également régler par chèque, en prenant garde aux délais postaux et bancaires.

Si besoin, vous serez à nouveau informé 3 jours et 1 jour avant l’échéance, pour vous éviter toute suspension de service.

 

Si votre règlement ne nous est pas parvenu à temps ?

Pour un retard exceptionnel, votre compte restera activé pendant encore 5 jours, puis nous serons contraints de le restreindre.
Vous conserverez alors un accès utilisateur unique, et perdrez la possibilité d’enregistrer votre travail.

A tout moment, vous pourrez décidez de reprendre votre abonnement, la nouvelle échéance  étant le jour de votre réglement.

Toutes les fonctions  seront alors immédiatement réactivées.

Nous tenons notre engagement, celui de ne vous en imposer aucun !

 (Les conditions générales de vente précisent tous ces points – Vous pourrez (devrez) les lire avant tout paiement.
 
 

Pour conclure.

C’est donc aujourd’hui le départ d’une grande aventure, alliant le bâtiment et les nouvelles technologies de communication, l’informatique enfin au service de notre métier.

Je souhaite à chacun d’entre vous longue vie et prospérité à son entreprise, et comme on est jamais mieux servi que par soi-même, longue vie à ProGBat !

Cordialement.

Thierry LECOCQ